EJE 2: Procedimientos de trabajo/gestión

Procesos gestión

Estamos inmersos en un conjunto de procesos burocráticos que impiden el desempeño de nuestras labores y disminuyen la eficiencia de funcionamiento de toda la Escuela. Es imprescindible revisar los procesos que más afectan a nuestras competencias como Escuela e intentar mejorarlos haciéndolos más sencillos, de forma que nos generen, a PDI y PAS, menos carga de trabajo.

Un ejemplo claro de esto último es la gestión de compras que, como ya sabéis, es manifiestamente mejorable y en la que pretendemos disponer de un procedimiento abreviado que permita hacer compras de una manera ágil. Para resolver esto, se propone establecer una comisión formada por la estructura de Dirección de la Escuela, el Administrador, Jefa de Sección Económica y Jefe de Negociado de Infraestructuras y Laboratorio para el control de las peticiones de equipamiento informático a la que tanto el PDI o el personal administrativo de los departamentos puedan acudir para su asesoramiento y preparación de las licitaciones.

Es prioritario pedir a la Gerencia de la Universidad la puesta en marcha definitiva de una auténtica Administración Electrónica (Archivo electrónico, Portafirmas generalizado, Actas digitales) de forma que se reduzcan trámites y ahorro de papel en la transmisión de expedientes económicos. En la actualidad, la implementación de la administración electrónica no es uniforme en los diferentes Servicios y Departamentos de la universidad, con lo que la situación además es muchas veces caótica y no sabemos a qué atenernos, dándose la paradoja de tener que repetir documentos administrativos una y otra vez.

Hay que seguir insistiendo en los órganos de representación de la universidad de la importancia de ser reconocidos como centro de investigación en vez de administración general, para facilitar los procesos de adquisición de material, como ocurre en el caso del equipamiento científico. Nuestra Escuela tiene niveles excelentes de investigación, reconocida dentro y fuera de ella, y la dirección de la Escuela debe precisamente trabajar en el apoyo y ayuda al día a día de los grupos de investigación e investigadores.

Una parte importante de este eje se corresponde con la coordinación y definición de competencias y procesos de trabajo. Buscar la eficiencia debe ser prioritario, porque todos/as ganaremos en tiempo disponible para otras labores más productivas.

Además, de lo anterior, hay propuestas muy concretas que afectan especialmente a nuestro trabajo en la Escuela:

  • En la universidad existen herramientas automatizadas y mecanismos ya establecidos para la gestión y control de la ejecución y defensa de los TFMs/TFGs que deben ser integrados en los sistemas de gestión de nuestra Escuela. La gestión del elevado número de trabajos que se defienden cada curso académico no debe suponer una carga, ni para el personal administrativo, ni para los profesores que ya realizan toda la supervisión y seguimiento académico.
  • El teletrabajo y los medios digitales de comunicación se han incorporado de manera global a nuestra forma de trabaja, aunque afortunadamente en la Escuela estábamos acostumbrados a esta forma de trabajar. Hay una parte muy importante que tiene que ver con el reglamento de funcionamiento de las comisiones (junta de Facultad, consejos de Departamento, etc.) y que tiene que ver con las fórmulas de votación que deben incorporarse en estas comisiones “virtuales”. Para solucionar esta cuestión, se propone el desarrollo de una herramienta de voto electrónico (basado en soluciones de Software Libre) configurable y personalizable y que permita características como el voto secreto, etc.
  • Necesitamos afianzar un mejor equipo de personas para dar soporte y ayuda a desarrollos informáticos propios (voto electrónico, etc.), que surjan de necesidades específicas del contexto del área de informática o la gestión de aspectos particulares de la transferencia tecnológica de nuestra investigación.

Esta entrada tiene 2 comentarios

  1. Anónimo

    Buenas tardes,
    En relación con las compras de equipamiento informatico, podrias considerar hacer algun tipo de base de datos o de aplicacion que recogiera un catalogo de ordenadores y componentes con precios aproximado que se fueran actualizando y a traves de ella hacer las peticiones de ordenadores? Gracias

  2. Muchas gracias por el comentario. Parece una idea razonable, pero deberíamos hacer un filtro también asociado a los diferentes proveedores que trabajan en la Escuela. Quiero decir que podemos asignar precios de mercado a los diferentes ordenadores y portátiles, pero al final estos proveedores son los que hay que trabajar para la adquisición de los ordenadores. Probablemente sea una buena idea hacer un catálogo de tipos y que sean los proveedores los que nos digan precios y características. Esto permitiría tener diferentes opciones y elegir la más adecuada a nuestras necesidades.

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